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Rematrícula escolar: saiba o que fazer para reter os alunos!

Ação constante de qualquer instituição de ensino privada, o período de rematrícula escolar representa mais um de tantos desafios da gestão educacional. Com um mercado tão volátil e inúmeras opções com diferentes custos/benefícios, forma-se uma linha ténue entre a escola e as famílias. Esta pode romper e resultar no abandono de alunos por motivos que certamente seriam evitados com estratégias focadas num bom relacionamento. Assim, no cenário atual, as escolas têm de investir nas melhores práticas para aumentar a retenção de alunos. Isto só acontece a partir de uma parceria sólida com as famílias, a ponto de elas sentirem a necessidade de renovar os planos de um ensino de qualidade para os seus filhos na instituição. Neste sentido, a rematrícula escolar é um período de renovação da confiança das famílias com a escola e, portanto, exige atenção e estratégia.

Para que tenha sucesso na rematrícula da sua escola e consiga alcançar os objetivos previstos de retenção de alunos, criamos este artigo com insights para que tenha uma excelente campanha. Boa leitura!

Por que razão o período de rematrícula escolar é estratégico para a retenção de alunos?

Não são necessárias estatísticas para concluir que um dos pontos determinantes para a sobrevivência de uma instituição de ensino é ter um período de rematrícula escolar bem-sucedido.

Por outro lado, quando o número de matrículas fica aquém do esperado, é um sinal de alerta para a existência de conflitos ou de problemas na instituição, os quais estão a afetar a gestão da permanência de alunos. As questões que levam à não renovação da matrícula são diversas. Por exemplo:

· Grande custo de materiais escolares e atividades pedagógicas extracurriculares.

· Crise financeira na família.

· Custo/benefício inferior em relação a outras instituições semelhantes.

· Falta de comunicação entre a escola e a família.

· Infraestrutura inadequada.

· Insatisfação com o ensino. · Não reconhecimento das necessidades individuais dos alunos.

· Reajuste das mensalidades.

Como pode ver, o sucesso da rematrícula escolar resulta de um pleno alinhamento entre questões administrativas, estruturais e pedagógicas com as famílias. Isto significa que se trata de uma construção a ser desenvolvida ao longo do ano.

Por isso, é preciso pensar em estratégicas para entrar no período de rematrícula escolar com a convicção de que a maior parte das famílias confia plenamente na sua instituição.

Agora que compreende melhor a importância de se preparar para o período de rematrícula escolar, apresentamos algumas dicas para a criação de uma campanha sólida. Fique a conhecer!

Mantenha um relacionamento estreito com os pais ao longo do ano

Como referimos, a existência de uma parceria sólida com as famílias é um ponto fundamental para a renovação da matrícula escolar. Desta forma, mobilize todos os profissionais da escola (corpo docente, administrativo, coordenadores e gestores) para manter um relacionamento estreito e personalizado com pais e alunos, para conhecer as suas exigências e tornar a escola num ambiente acolhedor para todos.

Isto é importante para a personalização do atendimento e o reconhecimento de problemas para a tomada de decisões preventivas e, assim, evitar o possível abandono escolar.

Faça um acompanhamento individual dos alunos

Para um bom atendimento personalizado é necessário o acompanhamento da situação de cada aluno na escola. Fazer esta gestão com a ajuda de tecnologias educacionais e do contacto com os professores e os coordenadores facilita a deteção de problemas.

Desta forma, é possível verificar alterações no rendimento académico, excesso de faltas, número elevado de advertências, distúrbios de aprendizagem e problemas de convivência que estejam a afetar negativamente o aluno.

Por outro lado, também é preciso valorizar os estudantes que estejam a destacar-se, através do reconhecimento público, como torná-los notícias nos canais de comunicação da escola, e de um programa de recompensas, por exemplo bolsas de estudo ou prémios.

Facilite a renovação da matrícula e ofereça bónus

A rapidez e a facilidade na renovação da matrícula escolar são aspetos importantes para os pais. Por isso, invista num sistema de gestão escolar que propicie a interligação com o portal do aluno online, para que os pais consigam renovar a matrícula de forma prática, sem obrigatoriedade de fazê-lo de forma presencial.

Recomendamos que estes canais digitais sejam autorresponsivos, de maneira a funcionarem perfeitamente em smartphones. Além disso, facilite as formas de pagamento, dividindo em parcelas para pagar com cartão de crédito, débito automático, etc.

Considere também aumentar uma prática recorrente, mas que funciona: a oferta de bónus para as famílias que anteciparem a renovação da matrícula escolar. Por exemplo, considere a redução ou o abatimento das taxas de rematrícula, se houver, e percentagem de descontos na anuidade.

Solucione as situações financeiras

O incumprimento é outro fator para a não renovação da matrícula escolar. Embora um aluno não possa ser impedido de terminar o ano letivo na escola por causa de situações financeiras, é possível recusar a matrícula de quem tem mensalidades em atraso. Mas ignorar estas famílias também é prejudicial para a gestão de permanência dos alunos.

Assim sendo, crie um diálogo permanente com os incumpridores e ofereça soluções para tratar das situações financeiras, especialmente se o aluno tiver bons resultados na escola.

Descontos, divisões da dívida e até bolsas de estudos para o ano seguinte são aspetos a serem tidos em conta durante o processo de fidelização do aluno incumpridor.

Invista em marketing educacional

Aproxime-se dos seus alunos e de futuros alunos através de uma campanha forte de marketing educacional. Para isso, invista num mix de marketing que contemple ações de outbound marketing (marketing tradicional) para manter a imagem da escola bem difundida. Além disso, marque presença nos canais digitais criando conteúdos e anúncios relevantes, para comunicar diretamente com o seu público (inbound marketing). A Internet, especialmente, é um recurso de muita relevância para o marketing educacional, porque, como estamos num mundo hiperconetado, hoje é possível dar aos leads (potenciais clientes) informações educativas até ser feita a conversão (neste caso, a concretização da matrícula).

Por que razão deve investir na reputação institucional além do período de rematrícula escolar?

Conhece aquela máxima da gestão empresarial de que é muito mais fácil e barato fidelizar um cliente do que procurar novos? Do ponto de vista mercadológico, zelar pela manutenção da reputação positiva da escola ao longo do ano é uma das principais estratégias para que a rematrícula escolar seja um sucesso.

Por outro lado, mais do que garantir a sobrevivência institucional, realizar um trabalho de qualidade, tanto nas atividades durante a matrícula (como a área administrativa) como nas atividades posteriores (o próprio ensino), é uma visão de grande importância para que a educação seja promovida com excelência.

Está mais do que clara a necessidade do envolvimento das famílias com a escola. Por isso, lembre-se de que o sentimento de orgulho e de pertença é essencial para que a própria comunidade escolar se torne defensora da sua escola e contribua indicando-a a novos alunos ― inclusive no período de rematrícula escolar —, algo que deve ser mantido e encorajado constantemente.

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